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Prévention et santé au travail Amélioration des pratiques
Publié le 7 avril 2023 Modifié le 26 juin 2023
Auteurs
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    Les experts Relyens
Temps de lecture : 4 minutes

Optimiser vos process de gestion pour maîtriser votre absentéisme

Un processus de gestion des absences efficace repose sur la définition de procédures concernant non seulement la déclaration mais également le suivi de ces absences.

En fonction de l’organisation de votre collectivité, il faut recenser le rôle, préciser les délais de déclaration, de transmission des justificatifs et les obligations de chaque acteur intervenant dans le circuit de gestion des absences : le service des ressources humaines, l’agent, le conseil médical, le médecin de prévention ou encore les managers ou responsables de service.

Cette procédure doit ensuite être communiquée auprès des acteurs et dans l’idéal être accessible. Elle sera revue régulièrement en fonction des modifications au sein de votre organisation ou des évolutions réglementaires.

Dans l’exemple du CITIS, la procédure de déclaration décrira comment et quand l’agent déclarera son accident, sous quel délai il devra transmettre les documents et auprès de qui.

Il faudra définir qui délivre les attestations de prise en charge permettant de bénéficier du tiers-payant pour les frais médicaux. Dans l’idéal, un contrôle à priori de l’imputabilité doit être réalisé.

La procédure de reconnaissance de l’imputabilité devra être précisée. Il est important de statuer rapidement, de façon régulière et en toute connaissance des textes réglementaires. Selon la taille de votre collectivité, une commission peut être mise en place, elle pourra demander une enquête administrative complémentaire sur les circonstances de l’accident ou encore déclencher une expertise médicale en cas de doute sur les lésions.

Au-delà de la déclaration, il est intéressant de définir un processus efficace pour le suivi des absences qui permettra d’avoir une vision au plus juste des absences.

Cela permet également d’être réactif en anticipant les obligations réglementaires comme le passage devant le conseil médical.

Le recours au contrôle médical pourra être mis en place selon des critères qui auront été prédéfinis. Vous pourrez ainsi vérifier le bien-fondé des absences et détecter les besoins d’aménagement de poste ou de reclassement.

Ce suivi des absences peut-être réalisé par des tableaux de bord selon les indicateurs que vous aurez définis. Vous pouvez également utiliser l’application « Listes des arrêts » disponible sur votre espace client qui donne plusieurs visions de l’absentéisme de votre structure.

Enfin, il est recommandé de conserver le lien avec votre agent durant son absence afin de faciliter son retour.

Pour optimiser vos process de gestion, nous vous proposons différents services :

La contre-visite médicale : 

Elle intervient sur les arrêts MO et AT pour valider la justification de l’arrêt au jour de contrôle, elle est réalisée au cabinet d’un médecin généraliste et peut-être sollicitée dès la connaissance de l’arrêt.

L’expertise médicale : 

Elle est organisée auprès d’un médecin généraliste ou spécialiste et permet de répondre à plusieurs questions : validation de l’imputabilité médicale de l’évènement, justification et prise en charge des arrêts et des soins, date et modalités de reprise, date de consolidation. L’expertise médicale est organisée sur les risques AT/MP.

Les programmes de soutien psychologique, une aide à la réinsertion professionnelle et au maintien dans l’emploi :

Suite à un évènement traumatisant, il est important d’agir rapidement afin de limiter les conséquences d’ordre organisationnel qu’une telle situation pourrait avoir sur votre structure. La mise en place de ces programmes permet de garantir le bien-être au travail des agents et de montrer l’intérêt que porte l’employeur à les accompagner dans une période compliquée, tout en garantissant la confidentialité.

Le recours : 

Il permet de réduire le coût d’une absence, sur les sommes restées à votre charge. Lors de la déclaration d’un arrêt, il est important de détecter l’implication d’un tiers afin d’engager une procédure auprès de la compagnie adverse.

Découvrez le replay du webinar

Les sociétés du groupe Relyens traitent les données recueillies pour répondre à votre sollicitation et, le cas échéant, vous adresser des informations et/ou des documents en lien avec votre demande. Pour en savoir plus sur le traitement de vos données et vos droits, cliquez ici.

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