Les méthodologies existantes sont nombreuses et leurs outils encore plus. Cette présentation ne se veut donc pas exhaustive de toutes les pratiques.

Première des étapes qui constituent le projet, la phase de cadrage est indispensable et doit répondre à plusieurs questions essentielles au préalable :

• Quel est le but du projet ? A quoi doit aboutir le projet ?
• Quels sont les objectifs pour atteindre ce but ? Les détailler un à un.
• Quelles sont les étapes de mise en œuvre qui doivent être déclinées pour atteindre chacun des objectifs ainsi que les actions associées ?
• Quels sont les délais, ressources/moyens à disposition : Délai final ? Délais intermédiaires étape par étape ? Qui est le pilote de projet ? Qui compose l’équipe projet ? Existe-il un budget financier à respecter ?
• Quels sont les risques ou les freins identifiés : Des absences à anticiper ? Des évènements dans la structure à venir ? D’autres projets fortement mobilisateurs ?
• Quel est le périmètre du projet ? Concerne-t-il toute la structure ou bien une partie restreinte ?
• Qui et comment sera suivi l’avancement du projet : Qui compose le Comité de Pilotage ? À quel périodicité est-il réuni ?

Une fois les réponses apportées à ces questions fondatrices, il est nécessaire de constituer et de réunir le Comité de pilotage qui viendra entériner ces éléments.

En complément, un rétro planning (ou un planning de GANTT) permettra de projeter visuellement chacune des étapes et leurs cascades (la fin de l’étape précédente entraine le début de l’étape suivante) ainsi que les personnes mobilisées pour chacune d’elles.

À ce stade, il est également nécessaire de penser un plan de communication qui accompagnera le projet. Celui-ci consiste à informer les agents de la tenue du projet et de son déroulement. Plus le projet est attendu, sensible, ambitieux ou encore synonyme de changement, plus la diffusion d’information devra être importante et régulière.

Dans le cas où la thématique du projet nécessite des connaissances/compétences/prérequis particuliers, les acteurs du projet seront formés à ce stade de la démarche. Cela permet de favoriser un langage commun et une plus grande efficience dès les premières étapes.

Le chef de projet est le garant de la méthodologie et de la dynamique donnée au projet. À ce titre, les actions conduites sont nombreuses. Il peut s’agir de réunion de travail, de la tenue des outils de gestion de projet, de supports synthétiques d’avancement d’étape, d’étude terrain, etc.

Le chef de projet peut être un expert du sujet traité, mais il peut également s’inscrire dans une méthodologie de travail collaboratif ou de délégation (faire faire). Même si la responsabilité hiérarchique n’existe pas entre le Chef de projet et l’équipe projet, une autorité « fonctionnelle » temporaire s’installe néanmoins.

Chacune des étapes est décomposée en actions qui seront menées : elles marqueront la marche en avant du projet. Ces actions sont partagées et expliquées auprès des acteurs mobilisés. Délais, moyens, livrables attendus, points de vigilance, etc. Une fois cadrée, l’étape est menée en autonomie. Le chef de projet se positionne en gardien du respect des règles et en coordinateur.

Le COPIL est mobilisé pour valider l’avancement du projet lors de jalons identifiés en phase de cadrage. Dans le cas de problématique majeure, point de blocage, imprévu, il est réuni exceptionnellement afin de lever la difficulté et permettre la poursuite du projet.