Il s’agit du recensement et de l’analyse des risques professionnels auxquels les agents sont susceptibles d’être exposés au sein d’une structure professionnelle.

Cette analyse doit permettre l’émergence d’actions de prévention pertinentes pour éviter la survenance des accidents de service ou de maladies professionnelles.

« Les résultats de ce recensement et de cette analyse doivent être transcrits dans un seul et même document : le Document Unique , comme son nom l’indique. »

Ce document doit comporter un inventaire des risques identifiés dans chaque unité de travail de la structure professionnelle.

L’inventaire des risques comprend :

• une identification des dangers présents dans la structure ;
• une analyse des risques, c’est-à-dire l’étude des conditions d’exposition des agents à ces dangers, ainsi que de leurs éventuelles conséquences.

Chaque risque identifié doit faire l’objet d’une cotation suivant des critères d’analyse. Ces critères ne sont pas définis, ils sont laissés au choix des employeurs : gravité, fréquence d’exposition, probabilité d’occurrence, effectif des agents exposés ou encore maitrise actuelle du risque… ; Ils peuvent être multiples mais doivent néanmoins répondre à trois objectifs :           

• pouvoir être combinés de façon à obtenir une cotation finale ;
• permettre de hiérarchiser les risques les uns par rapport aux autres ;
• objectiver la nature du risque afin de s’éloigner d’une vision trop subjective.

La mise en place du DUERP relève de la responsabilité de l’Autorité territoriale et nécessite sa mise à jour dans les cas de figure suivants :

• au moins une fois par an,
• lors de toute décision d’aménagement important modifiant les conditions d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail,
• lorsqu’une information supplémentaire concernant l’évaluation d’un risque dans une unité de travail est apportée.

D’autre part, il est intéressant d’associer aux phases d’évaluation des risques professionnels, par exemple sous forme de groupes de travail, les différents acteurs pouvant apporter des informations utiles : AP/CP, médecin du Service de Médecine Préventive et Professionnelle, Agent chargé de la fonction d’inspection (ACFI), membres du CHSCT, chefs de service, agents, etc.

Le choix d’un logiciel dédié ou, le cas échéant, d’un tableur informatique, doit être laissé à l’appréciation de chaque structure en fonction de ses besoins et du contexte de sa démarche.

Chacune de ses solutions offrent avantages et inconvénients. Voici quelques avantages que peut offrir l’acquisition d’un logiciel dédié :

• critères de cotation intégrés au logiciel,
• traitement et classement d’une masse conséquente de données,
• système de calcul de la criticité généralement automatique,
• utilisation par plusieurs personnes en même temps avec des niveaux de droits d’accès différents,
• compilation automatiquement des analyses pour constituer le document de synthèse,
• enregistrement et archivage des évolutions du document,
• génération d’autres outils de prévention : plan d’actions, analyse d’accidents…
• outil non sensible à la « casse » informatique…

A contrario, ce type d’outil peut nécessiter une formation des utilisateurs, l’installation sur certains postes, voire un investissement financier ainsi que l’accompagnement du prestataire au niveau paramétrage.

L’utilisation d’un tableur informatique présente quant-à lui d’autres avantages :

• une utilisation souple et un paramétrage autonome,
• peu d’investissement financier,
• aucune exigence d’installation et utilisable par tous,
• une base de données reconnaissable par d’autres systèmes.

Mais cela nécessitera du temps de construction du système de cotation, de la rigueur dans sa mise à jour et les données resteront sensibles à la « casse » informatique.

Par ailleurs, la gestion d’un DUERP avec un logiciel de traitement de texte ou manuellement sur papier est à proscrire dans tous les cas. Ces solutions ne permettront ni un traitement analytique simple, ni un traitement statistique/mathématique indispensable à la hiérarchisation des risques identifiés.

Ce document doit être tenu à la disposition des représentants du CHSCT ainsi que de l’ensemble du personnel. Il est également tenu à la disposition du médecin du Service de Médecine Préventive et Professionnelle ainsi que de l’ACFI.

Concernant le personnel relevant du droit privé, il doit être tenu à la disposition des agents des services de prévention des organismes de sécurité sociale, de l’inspecteur du travail ainsi que des médecins inspecteurs.